Collaboration Tools
Mit Collaboration Tools dezentrale Teams organisieren
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Homeoffice könnte das Business-Wort des Jahres werden. Nie zuvor haben so viele Menschen ihr Büro mit dem heimischen Schreibtisch getauscht. Nach einer Erhebung des Branchenverbands Bitkom hat als Folge der Corona-Pandemie fast jeder zweite Berufstätige seinen Arbeitsplatz zumindest teilweise ins Homeoffice verlagert. Eine deutliche Veränderung gegenüber der Vor-Corona-Zeit, in der nur jedes vierte Unternehmen die Arbeit von zu Hause angeboten oder ermöglicht hat.
Das hat nachvollziehbare Gründe, denn nicht immer sind in den Wohnzimmer-Büros die technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen und gesicherten Workflow gegeben. Es mangelt an unzureichender Hardware, fehlenden Softwarelizenzen sowie ausreichenden und sicheren Datenleitungen. Nicht selten sind die Mitarbeiter mit der Einrichtung einer professionellen Arbeitsumgebung überfordert und alleingelassen.
Collaboration Software wird zukünftig eine wichtigere Rolle spielen
Noch ist nicht abzusehen, wann es wieder einen normalen Büroalltag gibt. Aber schon jetzt scheint sicher, Homeoffice hat sich seinen Platz in der Arbeitswelt erobert. Damit die Zusammenarbeit auch in Zukunft gelingt, sollten Unternehmen ihre Arbeitsprozesse anpassen. Collaboration Tools wie Microsoft Teams unterstützen sie dabei, indem sie in einer flexibleren Arbeitsorganisation eine produktive und effiziente Zusammenarbeit dezentraler Teams ermöglichen.
- Unternehmensweit eingesetzte Collaboration-Software erleichtert die ortsunabhängige Kommunikation der Mitarbeiter und ermöglicht dadurch die gemeinsame Zusammenarbeit an Projekten.
- Collaboration-Lösungen erfordern eine Unternehmenskultur, die sich an Ergebnissen orientiert und nicht an der puren Anwesenheit in einem Büro. Das setzt Vertrauen voraus, schafft im Gegenzug aber mehr kreativen und lösungsorientierten Spielraum für die Mitarbeiter.
- Mit Hilfe von Collaboration-Tools können Projektteams in kurzer Zeit zusammengestellt werden und gemeinsam arbeiten. Neue Teammitglieder lassen sich schnell integrieren, ebenso wie externe Unterstützung bei Bedarf zurate gezogen werden kann.
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Collaboration Tools unterstützen zeitgemäße Formen der Führung
In deutschen Unternehmen ist die Präsenzkultur tief verwurzelt und stellt die Regel im betrieblichen Alltag dar. Doch die Arbeitswelt wandelt sich nicht nur durch Corona, auch wenn die Pandemie diese Entwicklung noch mal beschleunigt hat. Agile Organisationsentwicklung ist eines der meist genutzten betrieblichen Buzzwords der vergangenen Jahre. Streng hierarchisch organisierte Unternehmen und ihre Führungskräfte haben damit ihre Schwierigkeiten. Doch die Entwicklung schreitet voran, Selbstmanagement und Eigenverantwortung sind inzwischen geläufige Begriffe im betrieblichen Alltag. Führung wird zunehmend als Leadership verstanden, verbunden mit der Fähigkeit, dezentral organisierte Projekte zu moderieren. Dafür kommen Collaboration Tools zum Einsatz.
Was sind Collaboration-Tools?
Collaboration Software oder Tools werden eingesetzt, um Projekte zu verwalten und den projektbezogenen Informationsfluss zentral zu steuern. Dem Namen nach wird so die Zusammenarbeit in dezentralen Teams effizienter und zielgerichteter. Um die Arbeitsprozesse zu optimieren, stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich Projekte oder Aufgaben planen lassen und diese in einem Team organisiert werden können. Gute Collaboration-Tools ermöglichen zudem die Analyse der Arbeitsschritte und Ergebnisse. Diese Anforderungen werden durch verschiedene Features erfüllt:
Kernanforderungen an moderne Collaboration Software
Kommunikation: Die unmittelbare Kommunikation der Teammitglieder ist eines der wichtigsten Features eines Collaboration-Tools. Diese Form der Echtzeit-Kommunikation wird auch unified communication genannt. Dabei werden unterschiedlichste Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Messenger in einer Anwendung – der Collaboration Software – integriert. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder die notwendigen Informationen erhalten und die Prozesse beschleunigt werden. Damit die Integration reibungslos funktioniert, sind die Kommunikationskanäle über eine Schnittstelle beispielsweise mit E-Mail-Programmen verbunden. Gemeinsame To-do-Listen und die Verteilung von Aufgaben gehören ebenfalls zu den wichtigen Features.
File-Sharing: Unmittelbar mit der Kommunikation trägt auch die gleichzeitige Nutzung von Dokumenten zu einem flüssigen Arbeitsprozess bei. Dabei können alle Dokumente mit den Teammitgliedern innerhalb der Collaboration-Anwendung geteilt und genutzt werden. Somit stehen allen Projektbeteiligten die erforderlichen Informationen jederzeit zur Verfügung. Zugriffsrechte auf die einzelnen Dokumente lassen sich in den meisten Anwendungen zentral steuern.
Kalenderfunktionen: Auch in dezentral organisierten Teams spielen virtuelle Meetings, Absprachen und Deadlines eine wichtige Rolle. Dafür verfügen die meisten Collaboration-Anwendung über einen zentralen Kalender, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben. So ist jederzeit der Überblick über alle anstehenden Termine gewährleistet. Auch Zusagen oder Absagen einzelner Teammitglieder lassen sich im Kalender schnell erfassen.
Mind-Mapping: Teams arbeiten oft gemeinsam an kreativen Lösungen für unternehmerische Herausforderungen. Für diese Form der dezentralen Ideenfindung eignen sich Brainstorming-Anwendungen wie das Mind-Mapping. Auf einer gemeinsamen Mind-Map können die beteiligten Mitglieder ihre Ideen einbringen und bei Bedarf auch externe Unterstützung einladen.
Analyse und Steuerung: Auch dezentrale Teams verfügen über Teamleiter oder Koordinatoren, zu deren Aufgabe die Moderation, Steuerung und Kontrolle des Projekts gehört. Gute Collaboration-Anwendung unterstützen diese Arbeit durch Features, die eine optimale Aufteilung der einzelnen Arbeitsschritte erlaubt, Fortschritte dokumentiert und Projektentwicklungen auswertet.
Baustein Unified Communications
Grundlage für die Zusammenarbeit dezentral organisierter Teams ist eine schnelle, unterbrechungsfreie und vereinheitlichte Kommunikation, auch Unified Communications genannt. Verteilte Projektteams müssen schnell in Einzelgesprächen oder im Gruppendialog zusammenfinden können, um sich über Fortschritte und Aufgaben auszutauschen. Doch genau daran scheitert Projektkommunikation in der Praxis oft vor allem bei komplexen Projekten mit hohem Zeitdruck. Dabei stehen den meisten Mitarbeitern heute leistungsfähige Kommunikationstools und Endgeräte zur Verfügung. Nur wenn diese sich untereinander verstehen und auch zielgerichtet eingesetzt werden können, leisten sie einen Vorteil für die Zusammenarbeit. Unified Communications Software schafft genau diese Plattform, auf der unterschiedlichste Kommunikationskanäle und Kommunikationstechnologien zusammengeführt werden und allen Teammitgliedern eine reibungslose Kommunikation ermöglichen. Durch Anzeige des Verfügbarkeitsstatus wird die Zusammenarbeit quasi auf Zuruf möglich. Werden diese Plattformen um weitere Dienste wie beispielsweise Filesharing ergänzt oder in andere Unternehmenssoftware integriert, verschwimmen die Grenzen zwischen Collaboration Software und Unified Communications.
Collaboration Tools im Homeoffice
Die Corona-Pandemie hat einige Rekorde hervorgebracht. Einer bezieht sich auf die Nutzung der Collaboration Software Microsoft Teams. Nach Angaben des Unternehmens würden sich täglich mehr als 44 Millionen Menschen einloggen, Anfang des Jahres waren es noch 32 Millionen. Auch wenn diese Entwicklung den aktuellen Umständen zuzurechnen ist, so hat sich das Homeoffice seinen lange prognostizierten Platz erobert. Grundsätzlich lassen sich drei Formen unterscheiden. Die vollständige Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice, die alternierende Nutzung von Arbeitsplätzen im Büro und im Homeoffice und die mobile Arbeit von unterschiedlichen Orten, wie sie im Vertrieb schon verbreitet ist.
Das hat Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und vor allem auf die Unternehmensorganisation. Klare Zielvorgaben und die Förderung von Eigenverantwortung sind Grundvoraussetzungen, um Homeoffice in den betrieblichen Alltag zu integrieren. Collaboration Tools schaffen diese Voraussetzungen, bieten einen niedrigschwelligen Einstieg in die Nutzung von Kommunikationswerkzeugen und müssen sich schnell anpassen lassen. Die Komplexität im Hinblick auf technologische Ausstattung und Führung ist gegenüber dem Präsenzarbeitsplatz ungleich höher.
Ein klar formuliertes Anforderungsprofil erleichtert die Auswahl der dafür passenden Collaboration Software, denn nicht jede Software ist für alle Aufgaben und Situationen gleichermaßen geeignet. Spezialisierte Berater sind an dieser Stelle sehr hilfreich, um Fehlentscheidungen zu vermeiden und die eigenen Mitarbeiter nicht zu überfordern. Denn ohne die Bereitschaft der beteiligten Personen lässt sich eine dezentrale Arbeitsorganisation nur schwer realisieren.
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