Noch vor einem guten Jahrzehnt hat kaum jemand über das Internet telefoniert. Mittlerweile ist es Standard. All IP – bedeutet: Telefonie komplett über das Web. Je besser das Breitband-Netz, desto intensiver die Verbreitung jeglicher Kommunikation darüber. Ein eigenes Telefonnetz, wie zum Beispiel die bekannten ISDN-Leitungen sind schlicht nicht mehr nötig.

Der Markt der Telefonanlagen ist mitten in einem revolutionären Umbruch. Schnurlose IP-Telefonie ist für viele wie eine Befreiung im Büro-Alltag.

Telefonanlagen – die moderne Art Geld zu sparen

Sie heißen Carlota, Angeles, Lidia und Marga. Und sie haben einen Beruf, den es nicht mehr gibt. Die vier Damen spielen in der erfolgreichen Netflix-Serie „Die Telefonistinnen“. Jahrzehnte ein überaus ehrenwerter Beruf. Egal, wer mit wem per Telefon sprechen wollte – freundliche Telefonistinnen stöpselten in der Telefonanlage die Stecker so, dass die Menschen miteinander telefonieren konnten, die sich was zu sagen hatten.

Die Technik hat Telefonistinnen schon lange abgelöst. Und moderne Telefonanlagen werden immer smarter, immer schneller. Und: Sie helfen immer mehr Geld zu sparen.

Die Geschichte der Telekommunikation

Jahrzehntelang war es gängige Praxis für Unternehmen. Jedes Telefonat hatte seine Anschlussbuchse. Von den lebenden Schnittstellen, den Telefonistinnen und Telefonisten, wurde bei jedem Anruf von außen nach innen, von innen nach außen und von innen nach innen aufwändig gestöpselt. Übrigens: Es waren schon sehr bald fast nur freundliche Damen, die diesen Job übernahmen. Warum? Weil die höheren Stimmlagen von Frauen über die damals übertragenen Telefonfrequenzen besser verstanden wurden.

Noch bis in die 70er Jahre hinein, wurden Telefonanlagen in Metallschränken verstaut. Über Drehwähler, Hebdrehwähler, Anrufsucher, Gruppenwählern, Leitungswählern wurden die Schaltungen durchgeführt. Bis in die 80er Jahre.

TK-Anlagen – es wird digital

Die erste Revolution in der Telefonie war ISDN. ISDN heißt: Integrated Services Digital Network. Der Clou, der dafür sorgte, dass ISDN in Millionen Büros, aber auch in Privathaushalte, einzog: Im Unterschied zum analogen Festnetz konnte auf mehreren Kanälen kommuniziert werden. Zum Beispiel parallel telefonieren und im Internet surfen.  ISDN Mehrgeräte-Anschlüsse sorgten für eine moderne Telekommunikation auch in Unternehmen. Bis zu 10 Nummern, verteilbar auf beliebig viele Endgeräte. Gerade für kleinere Unternehmen die Gelegenheit für eine neue Telefonanlage.

Die Technik macht es möglich – es gibt immer bessere Kommunikationstools

Durch die Digitalisierung der Telekommunikation entwickelten sich immer mehr smarte Kommunikationstools. Solche Tools machen das Arbeitsleben deutlich leichter.

  • Cloud Telefonie
  • Voice over IP
  • Fax to Mail
  • Mail to Fax
  • Instant Messaging
  • Chatten

Die IP-Telefonanlage – die schöne neue Welt der Telefonie

Das Ergebnis scheint immer gleich: Menschen telefonieren miteinander. Doch der Weg, wie es zu dieser Kommunikation kommt, unterscheidet sich mittlerweile komplett von der Art, wie noch vor einigen Jahren telefoniert wurde. IP basiertes Telefonieren bedeutet, dass jegliche Kommunikation zwischen zwei Gesprächspartnern in Datenpakete unterteilt wird und über Server verschickt werden. Das Gespräch wird nicht mehr durch die Leitung möglich gemacht, sondern durch das World Wide Web.

Klingt zu schön, um wahr zu sein – kostenlos telefonieren

Moderne Telekommunikations-Anlagen sorgen für massive Einspar-Effekte. Zum Beispiel bei internen Anrufen. Früher haben auch Inhouse-Telefonate gekostet. Wer seine Kollegin, seinen Kollegen sprechen wollte, musste schon laufen. Oder zahlen.

Durch die Web-Telefonie fallen diese Kosten komplett weg.

Weitere Einspar-Effekte:

  • Nicht jedes Büro braucht eine eigene Leitung. Gebührenpflichtige Anschlüsse können dadurch deutlich besser ausgelastet werden.
  • Die Buchhaltung muss wissen, wer wann mit wem wie lange telefoniert hat. Die Telefonanlage protokolliert automatisch die Daten und spart Erfassungs-Aufwand.

Gefahren der VoIP-Telefonie

Wer mithilfe von VoIP-Telefonen kommunizieren will, braucht die nötige Hardware. Die vorhandenen Telefone müssen VoIP-kompatibel sein, die vorhandenen Router ebenso. Wenn ein Router VoIP in den Einstellungen unterbindet, macht er VoIP-Telefonie unmöglich. Vorhandene Festnetz-Telefone sollten ebenfalls VoIP-fähig sein. Achtung: Das Telefon wird nicht in den IDSN-Anschluss oder, falls noch vorhanden, Analog-Telefonanschluss gesteckt, sondern per LAN-Kabeln an den Router.

Sehr modern sind übrigens sogenannte Softphones. Softphones sind eine Software, mit der man telefonieren kann. Installiert auf dem Endgerät, telefoniert wird mit einem Tastenfeld.

VoIP-Telefonanlagen: Der Standard unserer Zeit

Voice over IP – die komplett Internet-basierte Telefonie ist der neue Standard seit 2018. Keine Leitungen mehr, nur doch digitaler Transfer.

Und hier gibt es zwei Wege:

On-Premise: Alle Gespräche werden zwar über das Internet geführt. Aber die Anlage ist physisch vorhanden. Eine nötige Lösung dort, wo eine niedrige Bandbreite vorliegt und das Netz zu langsam ist.  Die stationäre Anlage garantiert eine stabile Leistung und den vollen Zugriff auf die Software. Allerdings: Die Skalierbarkeit hat Grenzen. Ein Anstieg der Mitarbeiterzahl benötigt eine Erweiterung, die Aufrüstung und zusätzliche Kosten.

Die zweite Möglichkeit ist die On-Demand-Lösung. Die gesamte Telefonie liegt in der Cloud. Flexibel, skalierbar und ein günstiger Preis. Bezahlt wird nur, was gebraucht wird. Nachteil: Hohe Bandbreiten müssen garantiert sein. Sonst bleibt das Telefon still.

Der letzte Schrei – die Cloud Telefonanlage

Mittlerweile werden viele Telefonanlagen über IP-basierte Cloud Software gehostet. Telefonie wandert komplett auf externe Server. Das Hosting wird über die Cloud gemanagt. Einspar-Effekt: Keine Installation, keine Hardware, keine Wartung. Neue Funktionalitäten werden per Software-Update aktualisiert, neue Nebenstellen innerhalb des Unternehmens sind nur einen Klick entfernt. Allerdings gilt als oberste Regel auch hier: Das Netz muss stabil sein für eine Cloud Telefonanlage.

Zurück zu Carlota, Angeles, Lidia, Marga, den Heldinnen der TV-Serie. Menschliche APIs sind nicht mehr nötig. Ein wenig schade, aber Telefonistinnen braucht es in der Tat nicht mehr. Allerdings braucht man eines für eine funktionierende Telekommunikation auf jeden Fall: Menschen, die man anrufen kann.