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Telefonanlagen gehören im Geschäftsleben inzwischen zum Standard. Spätestens, wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten sind sie unverzichtbar. Die Anforderungsprofile sehen dabei je nach Betriebsgröße, Kommunikationsanforderungen und Organisationsstruktur sehr unterschiedlich aus. Analoge Geräte spielen dabei kaum noch eine Rolle, Bürokommunikation ist heute digital. In den meisten Fällen müssen Telefonanlagen auch deutlich mehr leisten, als nur mehrere Telefongespräche gleichzeitig abzuwickeln. Brauchen Unternehmen dann überhaupt noch eine Telefonanlage? Auf jeden Fall, denn die Technologie hat Schritt gehalten. Aus den klassischen Telefonanlagen sind zeitgemäße Kommunikationszentralen geworden.
- Noch sind in den Unternehmen zwei unterschiedliche Welten der Telekommunikation vorzufinden. Die eine Hälfte telefoniert noch analog oder über eine ISDN-Telefonanlage, die andere Hälfte ist bereits digital unterwegs und telefoniert über das Internet. VoIP-Telefonanlagen werden in den kommenden Jahren in allen Unternehmen Einzug halten. Die Bürokommunikation der Zukunft ist dezentral und ausschließlich digital.
- Damit Unternehmen neue Kommunikationslösungen nicht mit harten Schnitten einführen müssen, bieten sich hybride Telefonanlagen als smarte und sanfte Migrationslösung an. In der Cloud werden analoge und digitale Welt zusammengeführt, Kosten gespart und Belastungsspitzen abgefedert. Diese virtuellen Telefonanlagen sind zudem einfach skalierbar und passen sich somit problemlos der Unternehmensentwicklung an.
- Zukünftig wird in den Unternehmen die Vernetzung der Kommunikationswege weiter zunehmen. Unter dem Aspekt der Unified Communications verschmelzen Kommunikation und Information. Telefonanlagen müssen dann auch mit ERP- und CRM-Systemen kommunizieren können.
Noch vor etwas mehr als zwanzig Jahren war die Telekommunikation vor allem grau, langsam und wenig komfortabel. Ihr Erkennungszeichen war die Kommunikation über eine Leitung in eine Richtung. Telekommunikation erforderte also eine Entscheidung. Erst telefonieren, oder erst ein Fax verschicken. Beides gleichzeitig war nicht möglich. Telefonanlagen hatten die Aufgabe unterschiedliche Endgeräte miteinander zu verbinden, um diese zentral bedienen zu können und die interne Kommunikation zu regeln. Die Mitarbeiter in einem Unternehmen konnten so kostenlos miteinander telefonieren, anstatt kostenpflichtig über das örtliche Telefonnetz.
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VoIP löst ISDN ab
Mit Einführung des Übertragungsstandards ISDN wurde das Spektrum erstmals geöffnet und über Glasfaserleitungen die gleichzeitige Nutzung mehrerer Kanäle ermöglicht. Kommunikation in beide Richtungen war möglich. Heute findet Telekommunikation nicht mehr in autarken Netzen statt, sondern wird über die globale Infrastruktur des Internets abgewickelt. Die Telekommunikationsanbieter und Netzbetreiber in Deutschland haben VoIP (Voice over IP) zum neuen Standard erhoben und wollen bis spätestens 2022 eine flächendeckende Nutzung sicherstellen.
Das hat auch Auswirkungen auf die Telefonanlagen, die längst keine grauen Kisten mehr sind. Weil Informationstechnologie und Kommunikationstechnologie zunehmend verschmelzen sind zeitgemäße Telefonanlagen vor allem Softwareanwendungen, virtuelle Telefonanlagen, die nicht mal ein Telefon benötigen. Unternehmen sollten bei der Auswahl einer TK-Anlage deshalb auf Kommunikationslösungen achten, die aktuellen und auch erwartbaren technologischen Ansprüchen genügen, gleichzeitig aber auch mit den Entwicklungen dezentraler Arbeitsabläufe Schritt halten.
IP-Telefonanlagen auf dem Vormarsch
Studien zeigen, dass IP-Telefonanlagen in den Unternehmen bereits sehr verbreitet sind. Noch deutlich weniger sind Cloudbasierte Telefonanlagen und Unified Communication-Systeme im Einsatz. In welchem Umfang neue Technologien eingesetzt werden, ergibt sich einerseits aus der Branchenzugehörigkeit, den Arbeitsabläufen, der Organisationsstruktur und auch der Belegschaft. Weil jüngere Mitarbeiter beispielsweise auch Chat-Systeme und Collaborations-Dienste für die Kommunikation einsetzen, müssen Telefonanlagen einen breiten Mix an Kommunikationstechnologien ermöglichen. Gerade Cloud-Telefonanlagen bieten dieses Spektrum und haben darüber hinaus noch einen weiteren Vorteil.
Cloudbasierte Telefonanlagen erleichtern die Migration
Sie sind hervorragend geeignet, um Unternehmen die Migration von einer ISDN-Anlage auf eine moderne VoIP-Anlage zu erleichtern. Diese als hybride Telefonanlage bezeichnete Übergangslösung ermöglicht einen sanften Übergang, bei dem zumindest zeitweise analoge und digitale Welt miteinander verknüpft werden. Das sichert einerseits Investitionen in bereits getätigte Telefon-Anlagen, weil kein Austausch der Hardware erforderlich ist, ermöglicht Übergangsszenarien ohne harte Brüche und hilft gleichzeitig Telefonkosten zu sparen. Oft werden hybride Systeme auch zur Abfederung von Belastungsspitzen eingesetzt, die kleiner konzipierte klassische Anlagen sonst nicht bewältigen könnten. Belastungsspitzen können beispielsweise durch Vertriebsaktionen ausgelöst werden, die ein erhöhtes Anrufer-Volumen auslösen. Sie können aber auch in Büros auftauchen, in denen nur an wenigen Tagen eine hohe Auslastung herrscht, beispielsweise in gemeinsam genutzten Büros von Außendienstlern.
Usability ist eine Grundvoraussetzung
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Telefonanlagen zwar über ein umfangreiches Leistungsspektrum verfügen, dies aber kaum abgerufen und genutzt wird. Einerseits sind überdimensionierte Anlagen ein Grund dafür, auf der anderen Seite ist es die Benutzerfreundlichkeit. Telefonanlagen müssen einfach zu bedienen sein, damit sie von der Belegschaft akzeptiert werden und damit der Schulungsaufwand möglichst gering bleibt. Je intuitiver eine Funktion ist und umso eher ihr Vorteil erkannt wird, umso wahrscheinlicher ist auch die Nutzung. Telefonanlagen müssen Kommunikationsprobleme in Unternehmen lösen und keine neuen schaffen.
Trotz etlicher Vorteile und der nahenden flächendeckenden Netzumstellung, werden Cloudbasierte Telefonanlagen erst von rund jedem dritten Unternehmen genutzt. In den Unternehmen herrschen Vorbehalte gegen die Auslagerung von betrieblichen und unternehmenskritischen Prozessen in die Cloud. Eine Tatsache die bei Informationsanwendungen zu beobachten ist, aber ebenso in der Telekommunikation.
Information und Kommunikation verschmelzen
Dabei steigen auch die Anforderungen an die betriebliche Kommunikation. Immer öfter werden Unternehmen dezentral organisiert, wird Homeoffice zum Regelfall und werden Außendienstmitarbeiter nur zu Meetings in die Zentrale geholt. Konferenzen und Meetings werden in digitalen Räumen mittels Video-Telefonie abgehalten, müssen dabei auch den Mobilfunk berücksichtigen und sind auch direkt mit den betrieblichen Informationsanwendungen verbunden. Diese Trends der Kommunikation in Unternehmen sind nicht aufzuhalten. Umso wichtiger wird es für Unternehmen frühzeitig die richtigen Weichen zu stellen und ein technologie-offenes und skalierbares System für eine Telefonanlage zu installieren. Die nahtlose Integration von CRM- und ERP-Systemen mit einer Telekommunikationslösung verschafft Unternehmen eine höhere Produktivität und flexible Arbeitsprozesse. Anbieter von Telekomanlagen müssen Sicherheitsstandards und eine hohe Ausfallsicherheit garantieren.
Wissenswertes zu Telefonanlagen
Der Lackmustest für betriebliche Prozesse war in vielen Unternehmen die beginnende Corona-Pandemie. Unternehmen mit alter Infrastruktur und veralteten Anlagen hatten dabei das Nachsehen. Unternehmen, die sich nach neuen Lösungen für ihre Telefonanlage umsehen, finden hier erste Antworten.
Die Abkürzung bezeichnet eine Telekommunikationsanlage, die ursprünglich vor allem für die Vernetzung von verschiedenen Telefonen und Telekommunikationsgeräten wie Fax oder Anrufbeantworter eingesetzt wurden. In den Anfangsjahren wurden sie auch als Nebenstellenanlagen bezeichnet.
ISDN steht für Integrated Services Digital Network und ist ein Telefonstandard auf Basis eines Glasfaserkabels. Dadurch war es in der Telekommunikation erstmals möglich zeitgleich eine Leitung mit zwei Kanälen zu betreiben. Mitte der 1990er Jahre war Deutschland nahezu flächendeckend mit einem ISDN-Netz ausgestattet. Allerdings ist für die Nutzung einer ISDN-Leitung ein ISDN-fähiges Endgerät oder eine ISDN-Telefonanlage erforderlich. Die Anlagen erlaubten die Nutzung von bis zu 10 Rufnummern pro Anschluss. Damit wurde die Kommunikation vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben revolutioniert. Durch die digitale Übertragung wurde die Sprachübertragung verbessert und der Fax-Versand schneller.
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